Un nuovo archivio dell’Università: un servizio per tutto l’ateneo

Chiunque lavori in un ufficio sa per diretta esperienza quanto pesi il problema della conservazione dei documenti, non solo per la difficoltà di individuare che cosa e per quanto tempo sia obbligatorio o opportuno conservare, ma soprattutto per la crescente esigenza di spazio che l’archiviazione richiede. Così, spesso, si finisce per conservare un po’ tutto, riempiendo armadi interi, in attesa di un qualche miracoloso “trasloco” che liberi un po’ di spazio. Anche le biblioteche sono afflitte dalla crescita disordinata dei volumi, con scarse possibilità di selezionare il materiale bibliografico meno usato e di collocarlo in ambienti adeguati, dove all’occorrenza possa essere prelevato tempestivamente. Queste difficoltà hanno portato, qualche volta in passato, a depositare il materiale cartaceo in ambienti poco salubri, con il rischio di danneggiamenti anche gravi e, oltretutto, senza averlo preventivamente selezionato e ordinato.

Per evitare questi guasti e offrire all’Università un luogo idoneo alla conservazione di documenti e libri, con contestuale servizio di consultazione, trasmissione o consegna diretta, è stato approntato un archivio generale a Ospedaletto, in località Montacchiello. Si tratta di un grande ambiente di 8.600 metri quadrati con 23.000 metri lineari di scaffalatura, per i quali è previsto il raddoppio. L’archivio, salvaguardato da impianto antincendio e antifurto, dispone di uffici collegati alla rete via ADSL.

Dal febbraio scorso, da quando cioè l’archivio è stato consegnato all’Università, vi sono stati trasferiti: il grande archivio studenti, prima sistemato nell’area Marzotto; i documenti amministrativi e il materiale librario, collocato nell’ex tipografia Tacchi, a S. Martino a Ulmiano e nei locali ex-Mugnetti; lo svuotamento dell’archivio della Fontina dovrebbe essere completato entro aprile; vi sono stati inoltre trasferiti molti volumi delle biblioteche di Medicina, Ingegneria, Lingue e letterature moderne, Filosofia e storia, Economia.

Per gli uffici dell’amministrazione centrale e delle strutture il funzionamento dell’archivio è molto semplice: l’archivio corrente è collocato presso gli uffici stessi; il materiale di deposito che deve essere conservato, dopo aver effettuato lo scarto, può esservi trasportato su richiesta dei responsabili degli uffici. Il servizio archivistico fornisce il suo supporto per l’individuazione del materiale da conservare, per l’organizzazione del trasloco e del conseguente ordinamento, per il reperimento e la trasmissione o la consegna in visione dei documenti. La modulistica necessaria è disponibile in rete. La consegna in visione di un fascicolo o la trasmissione di copia viene fatta agli stessi responsabili che hanno richiesto il deposito. Per i libri e le riviste la selezione è affidata ai centri bibliotecari, e sono i direttori operativi che effettuano le valutazioni bibliografiche e curano gli adempimenti catalografici dell’intera operazione. Gli studenti e i docenti non sono costretti a cambiare interlocutore: continuano a richiedere (e a ricevere nell’arco delle 24 ore successive) libri e articoli di riviste nella loro biblioteca che, in collaborazione con lo staff dell’archivio, gestisce tutti i passaggi intermedi.

Lo staff che si occupa dell’archivio è composto da Anita D’Orazio, Daniele Ronco, Daniela Verdenelli. Per le comunicazioni e le richieste si scrive a: archivio@sba.unipi.it.

Il servizio di inoltro e consegna è garantito 2 giorni alla settimana.

Renato Tamburrini

Da: Strettamente personale, a. 1, n. 2 (2004).